Sachverhalt:

 

Ende 2013 hat der Regionalverbandsausschuss die Verwaltung beauftragt den Fachdienst Jugend mit einem Software gestützten System zur Information, Anmeldung und zeitnahen Bedarfsermittlung im Aufgabenbereich der Kindertagesbetreuung auszustatten.

Eine entsprechende Software sollte folgende Funktionen erfüllen:

-    als Online-Portal den Eltern die Suche nach einem Betreuungsplatz erleichtern,

-    Eltern sollen ihre Kinder online vormerken können,

-    seitens der Kindertageseinrichtungen soll die Bearbeitung der Vormerkung über die Platzvergabe bis hin zum Vertragsschluss über das System erfolgen,

-    daraus resultierend ergeben sich bereinigte Wartelisten und darüber hinaus Auswertungsmöglichkeiten die für die Bedarfsplanung und Steuerung der Angebote genutzt werden können.

 

Im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit mit der Landeshauptstadt Saarbrücken, die als Träger der städtischen Kindertageseinrichtungen zeitgleich eine Kita-Verwaltungssoftware suchte, wurde unter Federführung der IKS (IT-Eigenbetrieb der LHS) ein entsprechendes Leistungsverzeichnis erstellt. Die Anschaffung einer entsprechenden Software wurde öffentlich ausgeschrieben.

Erst im Rahmen der 2. Ausschreibung konnte eine geeignete Software ausgewählt werden.

Als Ergebnis der 2. Ausschreibung wurde am 12.12.2014 der Auftrag an die arxes-tolina GmbH mit Hauptsitz in Berlin vergeben.

Das zum Einsatz kommende Produkt Kita-Planer 2 wird u. a. bereits in den Städten Kiel, Lübeck, Rostock, Darmstadt, Bocholt und Regensburg eingesetzt und künftig neben dem Regionalverband Saarbrücken auch in Trier, Hameln und Schwerin.

Die IKS erwirbt die Lizenzrechte für das Online-Portal und das Stammdatenverwaltungsprogramm und stellt diese dem Regionalverband Saarbrücken und der LHS zur Verfügung.

Der Vertrag mit der IKS ist noch im Verhandlungsstand.

Es wird von jährlichen Kosten von rd. 50.000 € ausgegangen.

Der Kalkulation der bezifferten Kosten liegt eine vertragliche Bindung und entsprechende Verteilung der Anschaffungskosten (Lizenz, Wartung, Support) über fünf Jahre zugrunde.

 

Inzwischen hat die Implementierungsphase der Software begonnen. Das Online-Portal soll bis zu den Sommerferien „online“ gehen.

Im Rahmen der Implementierung sind in den nächsten Wochen folgende Aufgaben zu erledigen:

 

-          Abschluss entsprechender Verträge zur Nutzung der Software und zur Datenverarbeitung im Auftrag mit allen Beteiligten (RV-Träger / RV-IKS)

-          Hinterlegung des Straßenverzeichnisses für das gesamten Gebiet des Regionalverbandes mit Zuordnung zu Planungsbezirken

-          Import Kita-Daten

-          Import Träger-Daten

-          Organisation und Durchführung einer Informationsveranstaltung für alle Kita-Leiterinnen und -Leiter

-          Erstellung des Layouts der Website / Domainname

-          Import der Kinderdaten (Vertragskinder und evtl. Wartenlistenkinder)

-          Hinterlegung der Dokumentvorlagen für alle Kitas im System, evtl. Anpassung der Dokumentvorlage auf den jeweiligen Träger

-          Erstellung der benötigten Informationen/Texte zur Öffentlichkeitsarbeit (Flyer für Eltern, Kitas etc. Pressemitteilungen etc.)

-          Gestaltung der Texte auf dem Elternportal (FAQ/Hilfe, Anmeldedialog, Anmeldebestätigung, Impressum etc.)

-          Verteilung der Flyer (werden in Kitas, bei Städten und RV ausliegen)

-          Schulung aller Kita-Leitungen

 

Detaillierter Zeitplan – siehe Anlage