Beschlussvorschlag:

 

Der Regionalverbandsausschuss beschließt,

den Regionalverbandsdirektor zu beauftragen, die Leistungsvereinbarung zwischen dem Regionalverband Saar-brücken (Fachdienst Jugend) und dem Informations- und Kommunikationsinstitut (IKS) der Landeshauptstadt Saarbrücken zur Bereitstellung und zum Betrieb der Software Kita-Planer 2 der arxes-tolina GmbH zu unterzeichnen.

 

Sachverhalt:

 

Auf Empfehlung des Jugendhilfeausschusses (Beschluss vom 25.11.2013) hat der Regionalverbandsauschuss in seiner Sitzung am 28.11.2013 die Ausstattung des Fachdienstes Jugend mit einem Software gestützten System zur Information, Anmeldung und zeitnahen Bedarfsermittlung im Aufgabenbereich der Kindertagesbetreuung beschlossen. Die Verwaltung war mit der Umsetzung des Beschlusses beauftragt worden.

 

Zeitgleich war bekannt geworden, dass die Landeshauptstadt Saarbrücken (LHS) beabsichtigt  für die Verwaltung der in ihrer Trägerschaft stehenden Kindertageseinrichtungen ein Stammdatenverwaltungsprogramm einzuführen.

 

Zwischen dem Regionalverband Saarbrücken (RVS) und der Landeshauptstadt Saarbrücken war zeitgleich eine Rahmenvereinbarung bezüglich interkommunaler Zusammenarbeit im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie vereinbart worden.

 

In Umsetzung dieser Vereinbarung erfolgte im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit in 2014 eine gemeinsame Ausschreibung einer entsprechenden Softwarelösung für den Kita-Bereich unter Federführung der IKS.

 

Ende 2014 konnte die Ausschreibung erfolgreich abgeschlossen werden.

In Abstimmung mit den Projektverantwortlichen des Regionalverbandes aus Fachdienst Jugend und IT-Referat erfolgte seitens der IKS unter Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes der LHS die Auftragsvergabe an die Firma arxes-tolina mit Sitz in Berlin für die web-basierte Softwarelösung des Kita-Planer 2.

 

Seit März d. J. erfolgt die Implementierung der Software.

Die IKS hat die Lizenzen zum Betrieb der Software von arxes-tolina erworben. Der entsprechende EVB-IT Überlassungsvertrag zwischen IKS und der arxes-tolina GmbH wurde am 27.08.2015 unterzeichnet.

Die IKS stellt dem RVS und dem Amt für Kinder und Bildung der LHS die Software zur Nutzung zur Verfügung. Näheres über Bereitstellung und Betrieb regelt eine zwischen RVS und IKS zu schließende Leistungsvereinbarung, die als Anlage beigefügt ist.

 

Im Rahmen einer eingeholten Beratung erfolgte seitens des Rechnungsprüfungsamtes (RPA) der Regionalverbandsverwaltung die Empfehlung wegen des finanziellen Gesamtvolumens der Leistungsvereinbarung den Regionalverbandsausschuss mit der Leistungsvereinbarung zu befassen, da die Wertgrenze (Entscheidungsrichtlinien - Anlage 1 zur Geschäftsordnung für die Gremien des Regionalverbandes) bis zu welcher der Regionalverbandsdirektor befugt ist im Einzelfall Aufträge für Lieferungen und Leistungen zu vergeben, überschritten wird.

 

Der Empfehlung des RPA folgend erfolgt die Befassung des Gremiums mit dieser Vorlage.

 

Vertragsbeginn der Leistungsvereinbarung ist der 01.07.2015.

Die Vereinbarung hat eine Mindestlauflaufzeit von 60 Monaten.

Die Kosten für den Lizenzerwerb und die Dienstleistungen der arxes-tolina GmbH werden verursachergerecht zwischen RVS und LHS aufgeteilt und dienen als Grundlage für die berechneten Entgelte.

 

Die anteiligen Lizenzgebühren für das Eltern-Portal und den Einsatz der damit verbundenen Module Web-Basis, Kita-Basis und Kommune-Basis belaufen sich auf brutto 90.975,50 €. Hinzu kommen 7.720,00 € für Dienstleistungen und Hardwarekosten der IKS.

Der Finanzierungsbedarf beläuft sich damit auf insgesamt 98.695,50 €.

Im April erfolgte bereits aus Restmitteln der Projektförderung des Jahres 2014 eine Einmalzahlung in Höhe von 30.000 € für bereits erbrachte Leistungen der IKS.

Um diesen Betrag reduziert sich der Finanzierungsbedarf, welcher der 60-monatigen Laufzeit zugrunde liegt.

Unter Einbeziehung laufender monatlicher Leistungen (insbesondere die für die Wartung an den Softwarehersteller zu erbringende Leistung, monatlich rd. 1.500 €) ergibt  sich ein monatliches Entgelt von 3.410,33 €.

 

 

 

 

Das Finanzvolumen der Leistungsvereinbarung errechnet sich wie folgt.

Monatliche Entgelte 60 x 3.410,33 € =               204.619,80 €

Einmalzahlung                                                        30.000,00 €

Schulungskosten für Kita-Leitungen

(separat berechnet)                                                             10.236,00 €

Entgelte für Beratungen des Softwarehaus

Im Rahmen der Implementierung rd.                   10.000,00 €

 

insgesamt                                                                254.855,80 €

 

Es handelt sich um Bruttobeträge. Das Netto-Finanzvolumen liegt deutlich unterhalb von 250.000 €, so dass entsprechend der o. e. Entscheidungsrichtlinien die Zuständigkeit des Regionalverbandsausschusses gegeben ist.

 

Für die im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit zwischen RVS und LHS erfolgte gemeinsame Ausschreibung und Anschaffung der Software wurde eine Bedarfszuweisung beim Ministerium für Inneres und Sport beantragt. Seitens des Ministeriums war dem vorzeitigen Maßnahmebeginn (Ausschreibung) zugestimmt worden. Zugleich war seitens des Ministeriums mitgeteilt worden, dass die Maßnahme grundsätzlich die Voraussetzungen für die Gewährung einer Bedarfszuweisung erfüllt. Ein Bescheid liegt noch nicht vor.

Sofern eine Bedarfszuweisung bewilligt wird, ist mit den Projektverantwortlichen der LHS besprochen, diese anteilig im Verhältnis der Anteile an den Lizenzkosten zwischen RVS (75%) und LHS (25%) aufzuteilen.

In diesem Falle würde eine weitere Einmalzahlung an die IKS erfolgen, was den Finanzierungsbedarf und damit das monatlich zu zahlende Entgelt entsprechend reduzieren würde.

 

Damit bereits in Rechnung gestellte Entgelte noch in diesem Jahr beglichen werden können, bedarf es einer Beschlussfassung entsprechend dem Beschlussvorschlag.

Haushaltsmittel stehen unter dem Produktkonto 36360 529900 (HH-Ansatz 50.000 €) zur Verfügung.