BezeichnungInhaltBezeichnungInhalt
Name:0044/2010  
Aktenzeichen:RVA/003/2010
Art:Beschlussvorlage  
Datum:12.01.2010  
Betreff:Information über die Einführung eines Ratsinformationssystems (RIS) beim Regionalverband Saarbrücken
DokumenttypBezeichnungAktionen
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Sachverhalt:

Ziel eines RIS

Im Rahmen von E- Government bietet ein RIS die Plattform für die informationstechnisch unterstützte Information und Kommunikation in den Informationsbeziehungen sowohl der Verwaltung mit den Ratsmitgliedern als auch zwischen ihnen sowie darüber hinaus mit Bürgerinnen und Bürgern des Regionalverbandes über das Internetportal.

 

Zugleich wird eine Wissensdatenbank für die Verwaltung, die Mitglieder der Regionalversammlung und deren Ausschüsse, die Fraktionen sowie für die Bürgerschaft mit den für die Ratsarbeit benötigten Informationen bereitgestellt.

 

 

 

Das RIS umfasst die Bausteine:

 

·                    Kommunaler Sitzungsdienst

 

o                               Vorbereitung, Abwicklung und Nachbereitung der Sitzungen inkl.

Sitzungsgeldabrechnung

 

Ein Ziel des Ratsinformationssystems muss sein, das bisherige weitgehend manuelle Verfahren zur Organisation des Sitzungsdienstes informationstechnisch zu verbessern und rationeller zu gestalten. Alle Dokumente sollen elektronisch erstellt, weitergegeben, verarbeitet und optimal für spätere Auswertungen aufbereitet werden. Die Geschäftsprozesse für die Erstellung dieser Unterlagen sollen in Teilen auch programmgesteuert, d. h. als Workflow ablaufen.

 

Mit der digitalen Bereitstellung aller Vorlagen einer Sitzung sowie mit den ggf. schon während der Sitzung aufgenommenen Beschlüssen inkl. Abstimmungsergebnissen kann zeitnah die automatisierte Erstellung der Niederschriften und ihre Übernahme in die Datenbank des RIS erfolgen.

 

Eine ergänzende Funktion des RIS ist die aktuelle Erfassung der Anwesenheit der Ratsmitglieder. So wird genau festgehalten, wann Mitglieder anwesend sind, die Sitzung ganz oder teilweise verlassen haben und ob sie ggf. durch ein anderes Mitglied vertreten werden. Damit wird auch dokumentiert, welche Mitglieder an einzelnen TOPs mitgewirkt haben. Das gilt auch für die Anwesenheit von Verwaltungsangehörigen zu den einzelnen Punkten.

 

Die Berechnung und Zahlbarmachung der Sitzungsgelder sollte aufgrund der im RIS hinterlegten Anwesenheit der Ratsmitglieder automatisiert unterstützt werden. Den Mandatsträgern kann hierüber ein aussagekräftiger Bescheid erstellt werden.

 

 

 

·                    Informationsbereitstellung für Versammlung und Ausschüsse

 

o                               Suchen, Finden und Bereitstellen von Dokumenten sowie das Erstellen und/oder Einlesen von Dokumenten


Die gespeicherten Dokumente betreffen zunächst die aktuelle Ratsperiode, sollen aber auch Informationen aus früheren Legislaturperioden umfassen, ggf. unter Einbezug eines Ratsarchivs. Das RIS bietet für alle, die als Nutzer entsprechende Zugriffsrechte haben, einen umfassenden Zugriff auf alle Vorlagen, Mitteilungen, Niederschriften, Beschlüsse etc. aller Gremien. Dies gilt sowohl für öffentliche als auch für nichtöffentliche Sitzungen. Soweit es sich um öffentliche Informationen handelt, sollen weitere Informationen zur Verfügung stehen, u. a. Hinweise auf die Mitglieder in den Gremien, auf Ort und Termin der Sitzungen etc.

 

Zusätzlich soll in einer einzurichtenden geschlossenen Benutzergruppe (Extranet) für die Gremienmitglieder bzw. für alle Zugriffsberechtigten auch über nichtöffentliche Sitzungen informiert werden. Der Zugriff wird über eine entsprechend gestufte Berechtigungshierarchie gesteuert.

 

·                    Informationstechnische Unterstützung des Rates und der Bürger

 

o                               Einladungen zu Sitzungen, Übersendung der Tagesordnung und der Vorlagen, Übersendung der Niederschriften, Hardwareausstattung

 

Die Einladung an die Ratsmitglieder kann per E-Mail erfolgen. Diese sollte nur Angaben zu Termin, Ort und Tagesordnung enthalten.

Zum Erhalt weiterer Informationen stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

 

·                                            „Bringschuld“: Die Ratsmitglieder werden direkt mit der E-Mail mit Informationen über die Sitzung versorgt (Dateianhang),

 

·                                            „Holschuld“: Die Ratsmitglieder „holen“ sich über einen häuslichen Internet-Anschluss die von ihnen benötigten oder die sie interessierenden Unterlagen über einen in der E-Mail enthaltenen Link selbst aus dem Ratsinformationssystem.

 

Die Variante der „Holschuld“ ist hier zu bevorzugen, da durch das „Einloggen“ (mit Benutzername und Passwort) ins Ratsinformationssystem auch ein Nachweis für den Erhalt der Einladung erbracht wird (Registrierung durch das System).

 

Wichtig ist, dass der Zugriff von zu Hause auch möglich ist bzw. ermöglicht wird. In einigen Kommunen wurde den Ratsmitgliedern hierfür ein Endgerät mit häuslichem Anschluss bereitgestellt.

Die Information der Öffentlichkeit (Bürger, Presse) erfolgt ebenfalls unter Nutzung der Internet-Technik (s. Abb. 1).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Abb. 1: Internetportal der Gemeinde Heusweiler, System Session

 

Über die Internetseite des Regionalverbandes Saarbrücken wird das
Ratsinformationssystem (SessionNet) voraussichtlich ab Mitte Februar 2010 zur Verfügung stehen.

Eine Übersicht der Sitzungstermine der Organe des Regionalverbandes inkl. der jeweiligen Tagesordnung mit Angaben über Ort und Zeit der Sitzung ist dann abrufbar.

 

Abb. 2: Sitzungskalender Heusweiler

Wird das entsprechende Gremium per Mausklick ausgewählt (s. Pfeil),

so erscheint die Tagesordnung der Sitzung mit der Möglichkeit des Downloads der Beschlussvorlagen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Abb. 3: Tagesordnung Gemeinderat Heusweiler

In einem nächsten Schritt soll der Zugang für die Mitglieder der Gremien des Regionalverbandes mit persönlicher Zugangskennung und Passwort eingerichtet werden, um weitere Informationen einsehen (und downloaden) zu können (z. B. nichtöffentliche Vorlagen, Erläuterungen).

Für gute Politik werden gute Informationen benötigt. Solche Informationen jederzeit, an beliebigem Ort und aktuell anzubieten, ist Ziel eines Ratsinformationssystems. Damit wird die Politik transparenter und zugleich die Arbeit der Mitglieder eines Rates erleichtert.

 

 

Gemeinden des Regionalverbandes, die bereits ein RIS nutzen

 

 

Gemeinde

RIS vorhanden

Software

Seit wann

01

LHS Saarbr.

Ja

Session

2007

02

Völklingen

Nein

----

----

03

Sulzbach

Nein

----

----

04

Friedrichsthal

Ja

Session

Ca. 2003

05

Püttlingen

Ja

ALLRISnet

Ca. 2005

06

Kleinblittersdorf

Ja

Session

Ca. 2005

07

Heusweiler

Ja

Session

2001

08

Riegelsberg

Nein

----

----

09

Großrosseln

Nein

----

----

10

Quierschied

Ja

ALLRISnet

2008

 

Wie an dieser Tabelle erkennbar, hat die Mehrheit der regionalverbandsangehörigen Städte und Gemeinden bereits ein Ratsinformationssystem eingeführt.

Das meist genutzte System stellt das von der Fa. SOMACOS entwickelte „Session“ dar.

Diese Software wurde auch beim Regionalverband Saarbrücken im Oktober 2009 installiert. Zunächst mit dem Paket „Sitzungsdienst“.

Weitere Bausteine des Systems wie „SessionNet“ (ab Februar 2010) und „Mandatos“ werden danach schrittweise integriert.

 

 

Technische Aspekte bei der Einführung

 

Ein RIS basiert nach heutigem technischem Stand auf der Internet-Technologie. Es ist Bestandteil der im Regionalverband bestehenden informationstechnischen Infrastruktur und nutzt die Möglichkeiten des darin installierten Intranets der Verwaltung.

Die Anbindung des Sitzungsmanagements Session an die vom Regionalverband verwendete Archiv- und DMS-Software von OPTIMAL SYSTEMS (OS) soll lt. Aussage der Fa. SOMACOS ebenfalls problemlos mittels Schnittstelle möglich sein.

 

 

Rechtliche Aspekte

 

Gem. § 41 Abs. 3 Satz 1 KSVG besteht die Möglichkeit, die Einberufung des Rates in elektronischer Form durchzuführen, sofern die Empfängerin oder der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Die Eröffnung des Zugangs muss durch das Ratsmitglied ausdrücklich erklärt werden.

Unabhängig von den rechtlichen Vorschriften zur Einberufung muss zwischen Rat und Verwaltung einvernehmlich festgelegt werden, dass die elektronische Bereitstellung der Sitzungsdaten von den Ratsmitgliedern akzeptiert wird. Darüber hinaus ist sicher zu stellen, dass von den Ratsmitgliedern – wie im konventionellen Verfahren auf Papier auch – vertrauliche bzw. Unterlagen für nichtöffentliche Sitzungen gemäß den rechtlichen Vorgaben behandelt werden.

 

 

Kosten, mögliche Kosteneinsparungen und Nutzeneffekte

 

·                    Kosten (netto)

 

o                               Hardware (optional bei Einrichtung von „Mandatos“)

 

Beschaffung von Endgeräten (Notebooks) für die Ratsmitglieder bzw. Zuschuss zur Beschaffung eigener Hardware; evtl. Aufwandspauschale für Verbrauchsmaterial (Papier, Druckertinte, etc.) und Kommunikationskosten (Internetanschluss)

 

o                               Software

 

Anschaffungskosten für das Ratsinformationssystem „Session“

Standardsoftware Session:           

Inkl. Sitzungsdienst, Sitzungsgeld, SessionNet

und XML-Listen                                                                                                  8.592 €

 

Session Mandatos:                                                                                            4.990 €

 

o                               Kosten für Beratung, Schulung und Unterstützungsleistungen

 

Softwarepflege (z. B. Updates, Upgrades, Patches) monatl.                     259,00 €

 

Sonstige Dienstleistungen des Herstellers (je Stunde nach Bedarf)

(Beratung, Schulung, Installation, Organisationsgespräche)                      125,00 €

 

 

·                    Mögliche Kosteneinsparungen und Nutzeneffekte

 

Mit der Bereitstellung eines RIS wird in ein Infrastrukturvorhaben investiert, das kurzfristig keinen Beitrag zur Haushaltskonsolidierung erwirtschaftet, sondern sich erst mittel- bis langfristig rechnen kann. Das Ratsinformationssystem hilft, die politische Arbeit zu verbessern und zu professionalisieren und schafft letztlich Potenziale für partizipative Ansätze der Kommunalpolitik. In der Verwaltung können sich daneben folgende Rationalisierungsmöglichkeiten ergeben:

 

o                               Druck- und Versandkosten

 

Die elektronische Bereitstellung bzw. der elektronische Versand der Versammlungs- und Ausschussvorlagen wird zu Einsparungen bei Druck und Versand führen.

 

o                               Verbesserung der Arbeitsprozesse (Workflow)

 

Durch den direkten Zugriff auf die kompletten Unterlagen zu einer Sitzung ergibt sich eine erhebliche Unterstützung der Arbeitsprozesse. Es wird Zeit eingespart, indem die Arbeit an den Arbeitsplätzen beteiligter Sachbearbeiter/innen beschleunigt wird.

Um dem Ideal eines papierlosen Büros näher zu kommen und die Verwaltungsabläufe mit Unterstützung der EDV schneller, transparenter und kostengünstiger zu gestalten, kommt es dem Ratsinformationssystem zu, diese Abläufe der Informationsweitergabe abzubilden. Dazu sollen die bisherigen Wege der Mitzeichnung, Korrektur, Unterzeichnung, Genehmigung und anderer Verfahrensschritte durch ein fälschungssicheres Verfahren ersetzt werden.

 

o                               Ratsinformation

 

Das Ratsinformationssystem stellt den Mitgliedern der Gremien des Regionalverbandes die benötigten Informationen für ihre politische Arbeit zur Verfügung. Da diese Informationen über den öffentlichen Bereich hinausgehen, sind die Zugänge für die Mitglieder besonders sicherheitsrelevant und bedürfen einer Absicherung gegen unberechtigten Zugang, um den Belangen des Datenschutzes und der Verschwiegenheit Rechnung tragen zu können.

 

o                               Bürgerinformation

 

Die Informationen für die Bürger des Regionalverbandes werden voll- und teilautomatisch aus den im System vorhandenen Daten generiert und vorwiegend über das Internet, wie in den vorangegangenen Beispielen der Gemeinde Heusweiler dargestellt, zur Information der Bevölkerung zur Verfügung gestellt. Zu den angebotenen Informationen gehören regelmäßig der Sitzungskalender, die Sitzungsvorlagen (so weit möglich) und die Sitzungsprotokolle. Durch Recherchefunktionen wird es dem Bürger ermöglicht, sich über den Stand der Entscheidungen zu informieren.

 

o                               Erfolgs- und Beschlussüberwachung

 

Abhängig vom jeweiligen Ausbauzustand des Ratsinformationssystems dient das System für die Verwaltung, die politisch Verantwortlichen, die Mandatsträger und die Bürger als Informationsbasis, wie weit die vom Regionalverband beschlossenen Projekte umgesetzt wurden und ermöglicht so eine umfassende und aktuelle Überwachung der Verwaltung durch die Politik und der Politik durch die Wählerschaft.

 

 

gez.

Peter Gillo