Beschlussvorschlag:

Der Schul- und Bauausschuss empfiehlt/

Der Regionalverbandsausschuss nimmt zur Kenntnis/

Die Regionalversammlung beschließt,

die Verwaltung mit der Durchführung eines öffentlichen EU-weiten Vergabeverfahren für die Unterhalts- und Grundreinigung in 18 Schulen des Regionalverbandes Saarbrücken zum 01.01.2023 zu beauftragen.

 

Sachverhalt:

Zum 01.01.2018 hat der Regionalverband Saarbrücken aufgrund eines Beschlusses der Regionalversammlung damit begonnen, die Reinigung an den Schulen in seiner Trägerschaft sukzessive neu auszuschreiben. Damit sollte zum einen den strukturellen Änderungen in der Lernlandschaft (Einführung und Weiterentwicklung der Ganztagsbetreuung, demographische Entwicklung…) und den damit einhergehenden geänderten Ansprüchen an die Reinigung Rechnung getragen werden.

Zum anderen standen die teilweise schon länger als 20 Jahre bestehenden, unbefristeten Reinigungsverträge dem Grundprinzip des Wettbewerbs im Vergaberecht entgegen. Die neuen Ausschreibungen wurden im Rahmen von EU-weiten Offenen Verfahren nach der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) mit einer Laufzeit von vier Jahren durchgeführt.

 

Grundlage der Ausschreibungen war die im Jahr 2015 angepasste DIN 77400, die Mindeststandards festlegt, die bei optimalen baulichen und organisatorischen Voraussetzungen eine ausreichende Reinigung in Schulgebäuden gewährleistet.

 

In drei Tranchen hat der FD 40 die Neuvergabe der Reinigung an seinen Schulstandorten ausgeschrieben. Mit der zuletzt in 2021 durchgeführten Ausschreibung wurde der Vergabedurchlauf abgeschlossen, so dass es seit dem 01.01.2022 keinen Reinigungsvertrag an Schulen des Regionalverbandes gibt, der älter als vier Jahre ist.

 

Bei den zum 01.01.2018 neu eingesetzten Verträgen des ersten Vergabelaufes wurde die vertraglich vereinbarte Option gezogen, die Verträge um ein Jahr zu verlängern (Personalwechsel im FD 40).

Die Option der Verlängerung war aber nur einmal gegeben, das heißt, die Verträge des ersten Vergabelaufes laufen zum 31.12.2022 nun definitiv aus. Die Reinigung an diesen Schulstandorten muss neu ausgeschrieben werden.

 

 

Schule:                                                                                               Kosten der Reinigung/Jahr z.Zt.

Los 1

Günther Wöhe Schulen für Wirtschaft inkl. Oberstufengymnasium                                         98.000,-€

Friedrich-List-Schule, KBBZ Sbr.                                                                                               70.000,-€

Ludwigsgymnasium Sbr.                                                                                                                             90.000,-€

Auftragsvolumen pro Jahr:                                                                                                                   258.000,-€

Auftragsvolumen ges. in 4 Jahren plus Verlängerungsoption:                             1.290.000,-€

Zu reinigende Fläche:                                                                                                                  21.200 m²

 

Los 2

Technisch-Gewerbliches BBZ I Sbr. Mügelsberg                                                          120.000,-€

Technisch-Gewerbliches BBZ II Sbr. Mügelsberg                                                         100.000,-€

Auftragsvolumen pro Jahr                                                                                                                   220.000,-€

Auftragsvolumen ges. in 4 Jahren plus Verlängerungsoption                             1.100.000,-€

Zu reinigende Fläche:                                                                                                                  18.600 m²                                                         

Los 3

Gemeinschaftsschule Sbr-Ludwigspark                                                                          126.000,-€

Schule Am Ludwigsberg, FSL Saarbrücken                                                                                           45.000,-€

Schule in den Grasgärten FSL Sbr.-Altenkessel                                                                  33.000,-€

Gemeinschaftsschule Sbr.-Güdingen                                                                                    44.000,-€

Auftragsvolumen pro Jahr                                                                                                                248.000,-€

Auftragsvolumen ges. in 4 Jahren plus Verlängerungsoption                             1.240.000,-€

Zu reinigende Fläche:                                                                                                                  18.100 m²

 

Los 4

Marie-Curie-Schule, BBZ Völklingen                                                                                                180.000,-€

Albert-Einstein-Gymnasium Völklingen                                                                                87.000,-€

Auftragsvolumen pro Jahr                                                                                                                    267.000,-€

Auftragsvolumen ges. in 4 Jahren plus Verlängerungsoption                              1.335.000,-€

Zu reinigende Fläche                                                                                                                                   22.300 m²

 

Los 5

Gemeinschaftsschulen Sonnenhügel und Hermann-Neuberger

inklusive neuem Oberstufenzentrum Völklingen                                                                       140.000,-€

Marie-Luise-Kaschnitz Gymnasium Völklingen                                                                  92.000,-€

Auftragsvolumen pro Jahr                                                                                                                   232.000,-€

Auftragsvolumen ges. in 4 Jahren plus Verlängerungsoption                              1.160.000,-€

Zu reinigende Fläche                                                                                                                                   14.000 m²

 

Los 6

Gemeinschaftsschule Peter-Wust Püttlingen                                                                     51.000,-€

Leonardo-Da-Vinci-Schule, Gemeinschaftsschule Riegelsberg                                    60.000,-€

Friedrich-Schiller-Schule, Gemeinschaftsschule Heusweiler                                        74.000,-€

Friedrich-Joachim-Stengel-Schule, FSG Heusweiler                                                        35.000,-€

Auftragsvolumen pro Jahr                                                                                                                   220.000,-€

Auftragsvolumen ges. in 4 Jahren plus Verlängerungsoption                             1.100.000,-€

Zu reinigende Fläche:                                                                                                                  18.000,-m²

 

Gesamtauftragsvolumen pro Jahr:                                                                                                    1.445.000,-€

Gesamtauftragsvolumen in 4 Jahren (2 Jahre Laufzeit plus 2 x Verlängerung)    5.780.000,-€.

Gesamt zu reinigende Fläche                                                                                                      112.200 m²

 

Die Leistung ist in einem EU-weiten Offenen Verfahren auszuschreiben.

 

Damit sich Unternehmen der mittelständischen Wirtschaft bewerben können, wird die Vergabe in 6 Lose aufgeteilt. Der Zuschnitt der Lose soll regionalen ausgerichtet sein, um CO²-Ausstoß, Fahrtkosten und Wegezeiten für Mitarbeiterinnen und Objektleitungen möglichst gering zu halten.

 

Die Laufzeit der Verträge wird verkürzt.

Alt: 4 Jahre plus Option der einmaligen Verlängerung für ein Jahr.

Neu: 2 Jahre plus Option, 2x für 1 Jahr zu verlängern.

Das erhöht die Flexibilität, falls man mit einem Dienstleister nicht umfassend zufrieden ist.

 

Die Laufzeit der Verträge wird nach und nach an das Schuljahr angepasst, nicht mehr an das Kalenderjahr. Das erleichtert mögliche Wechsel beim Reinigungsdienstleister. 

Der neue Dienstleister könnte während der großen Sommerferien mit einer Grundreinigung einsteigen und sich damit den Standard selber schaffen, den er bei der Kalkulation seines Angebotes zugrunde gelegt hat.

 

Laufzeit der jetzt ausgeschriebenen Leistung ist daher: 01.01.2023 bis 30.06.2025 plus Option der einmaligen Verlängerung für 1 Jahr.

 

Ausschlaggebend beim Ranking ist die Wirtschaftlichkeit, nicht der günstigste Preis.

Prüfkriterien sollen Preis, Leistung, monatliche, nicht produktive Objektleitungsstunden, Nachhaltigkeit, Qualitätssicherungskonzept und Implementierungskonzept sein.

 

Die Bewertung stützt sich nicht mehr auf ein allgemeines Konzept in Form eines Hochglanz-Geschäftspapieres, sondern auf einen Fragebogen, der Problemstellungen bzw. Vorschläge zu deren Lösung abfragt. Der Fragebogen wird Vertragsbestandteil und definiert konkret einforderbare Leistungen.

 

Durch diese Vergabeverfahren, die sachgerechte Leistungsanforderung und fachgerechte Leistungserbringung, sowie die Überwachung der Qualität wird ein Grundstein gelegt, zwischen wünschenswertem Zustand einerseits und enger Budgetlage andererseits für die Einhaltung der Mindestanforderungen Sorge zu tragen.