| Bezeichnung | Inhalt | Bezeichnung | Inhalt |
|---|---|---|---|
| Name: | 0369/2023 | ||
| Art: | Beschlussvorlage | ||
| Datum: | 25.09.2023 | ||
| Betreff: | Einführung einer umfassenden Software für das Bauamt sowie in Teilen für das Schulverwaltungsamt | ||
Beschlussvorschlag:
Der Ausschuss für Schul- und Bauangelegenheiten empfiehlt/
Die Regionalversammlung beschließt,
die Beschaffung einer Facility Management Software (CAFM) inklusive eines Projektmanagementmoduls.
Sachverhalt:
Die interne Arbeit des Fachdienstes 65 ist aktuell noch sehr stark durch manuelle und teils papiergebundene Prozesse geprägt, die für alle Beteiligten einen hohen Zeit- und Ressourcenaufwand mit sich bringen. Dies betrifft sowohl den Bereich der Gebäudeunterhaltung, als auch den Bereich der klassischen Bauprojektabwicklung. So werden hier mehrere IT-Tools eingesetzt, die zu einem großen Teil aus vorhandenen Microsoft Office Produkten (insbesondere MS Word und MS Excel) selbst gebastelt wurden. Bei diesen eigens entwickelten Lösungen bestehen hohe Risiken. Die Aktenführung geschieht im Fachdient 65 hybride, mit der Papierakte als führende Akte. Dies bedeutet einen massiven Einsatz von Papier zum Ausdrucken von eRechnungen, E-Mails, Plänen usw., während parallel in einer unstrukturierten Ordnerstruktur auf verschiedenen Laufwerken gearbeitet wird. Das führte dazu, dass es keine zentrale Datenbank für die Liegenschaftsverwaltung gibt, die gewachsene Datenstruktur nicht durchgängig ist und die vorhandenen Datenbestände nur bedingt aktuell sind.
Für die Mitarbeitenden des FD 65 hat dies als konkrete Konsequenz, dass mit jedem Ausscheiden von Kollegen ein erheblicher Wissensverlust einhergeht, denn oft kann nur das langjährige Wissen über den Umstand uneinheitlicher Planstrukturen zu den Liegenschaften, unvollständiger Bestandspläne und mangelnden Informationen zu Konstruktionen, Alter, erfolgten Sanierungen sowie energetischen Standards, hinweghelfen. Auch der mit der Liegenschaftsverwaltung beschäftigte Bereich des FD 40 und das bei baulichen Maßnahmen meist zumindest indirekt involvierte IMZ haben sind von dieser Problematik betroffen.
Neben den bereits skizzierten Ineffizienzen der aktuellen System- und Prozesswelt des FD 65, ist ebenfalls zu beachten, dass es auch auf rechtlicher Seite sowohl auf Landes-, Bundes- als auch auf EU-Ebene immer mehr den Baubereich betreffende Regelungen und Gesetze gibt, die aufgrund von ökonomischen und ökologischen Aspekten auf eine weitestgehend digitale Bauverwaltung abzielen. So ist im FD 65 beispielsweise seit längerem die Umsetzung der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Saarlandes (ERechV SL) und des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung im Saarland (EGovG SL) in Arbeit, was aufgrund des derzeitigen IT-Systemwelt eine große Herausforderung darstellt.
Für den Regionalverband Saarbrücken ist angesichts des sich weiter zuspitzenden Fachkräftemangels sowie der derzeitigen Situation der Baubranche wichtig, dass er bei Stellen- und Bauprojektausschreibungen als attraktiver Arbeitgeber und Geschäftspartner wahrgenommen wird. Hierfür ist es erforderlich, dass sowohl bei der Zusammenarbeit mit externen Firmen, als auch bei der internen Verwaltungsarbeit aktuelle technische Standards umsetzen kann. Hierzu gehört beispielsweise das in der Baubranche von Wirtschaft, Wissenschaft und Bundesverwaltung geforderte Building Information Modeling (BIM), das die durchgängige Digitalisierung aller planungs- und realisierungsrelevanten Bauwerksinformationen als virtuelles Bauwerksmodell darstellt. Dieser kommende Standard ist jedoch nur in einer professionellen IT-Systemwelt und somit derzeit nicht beim Regionalverband effektiv umsetzbar.
Überprüfungen des Fachdienstes 65 mit Unterstützung des IT-Referates und dem Dezernat 2 kamen zu dem Ergebnis, dass ein Verknüpfen der vorhandenen Softwaresysteme mittels einem zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) zwar den derzeitigen rechtlichen Anforderungen gerecht werden, aber für die Arbeit des FD 65 keinen besonderen Mehrwert bringen würde. Aus den genannten Gründen hat sich das Bauamt dazu entschlossen, sich nach einer geeigneten Softwarelösung umzusehen, die möglichst den gesamten Baubereich und die zuvor beschriebenen Anwendungsfelder abdeckt. Im Rahmen einer noch laufenden Markterkundung stieß der FD 65 auf verschiedene Anbieter von Computer-Aided-Facility-Management- (CAFM-)Lösungen, welche die Anforderungen des FD 65 sowie des FD 40 fast vollständig erfüllen. Hierzu zählt auch der Bereich der Bauprojekte, der in einer Projektmanagement- (PM-)Software abgebildet wird.
Folgende Anforderungen sollen mit der neuen Softwarelösung insbesondere abgedeckt werden:
Zusammengefasst bringt die Anwendung einer modernen CAFM- sowie PM-Software in FD 65 und FD 40 somit einen Gewinn an Effizienz, mindert vorhandene Risiken, gewährleistet eine rechtkonforme digitale Verwaltung und macht den Regionalverband Saarbrücken zu einem modernen und somit attraktiven Geschäftspartner sowie Arbeitgeber. Daher wurde seitens des Bauamtes in Verbindung mit dem Schulverwaltungsamt ein Antrag für die Einführung einer solchen Software gestellt.
Umsetzung:
Geplant ist seitens der Verwaltung folgender Zeitplan, der entsprechende Meilensteine beinhaltet:
· Bis November 2023 Markterkundung (und Austausch mit anderen Verwaltungen und Anbieterpräsentationen)
· Dezember 2023 - Februar 2024: Erstellung der Ausschreibungsunterlagen
· März 2024: Veröffentlichung der europaweiten Ausschreibung
· April 2024: Zuschlagserteilung
· Mai – Oktober 2024: Vorbereitungen zur modulweisen Einführung der Software
· November 2024 – Juli 2025: Modulweiser Rollout der Software
Finanzierung:
Im Rahmen der Markterkundung konnten bei Anbietergesprächen ein grober Kostenrahmen ermittelt werden, der basierend auf einer on-premise Lösung in den Haushalt 2024 entsprechend veranschlagt wurde. Derzeit ist noch in Prüfung ob eventuell eher eine Software-as-a-Service oder als Cloud-Anwendung in Betracht gezogen werden sollte. Diese weisen klassisch geringere einmalige Kosten, dafür aber kontinuierliche Kosten auf. Daher würde der gewählte on-premise Haushaltsansatz für 2024 auch eine solche Lösung abdecken. Was dies bessere Wahl ist wird erst nach den geplanten Gesprächen mit anderen Verwaltungen und ausgewählten Anbietern durch FD 65 entschieden werden können.
Die Verwaltung geht von 130.000,00 € Grundkosten bei einem On-Premises-Modell (inklusive Schulungen und ggf. Lizenzen für die Integration in die sonstige RVSBR-Systemwelt (z.B. H+H-Schnittstelle, enaio-Schnittstelle...)) aus.
Hinzu kommen Lizenzkosten für Volllizenzen (ca. 25 Lizenzen für FD 40, ca. 50 Lizenzen für FD 65) in Höhe von ca. 105.000,00 €. Zudem fallen Kosten für 50 Teillizenzen (z.B. für die Hausmeister) von insgesamt ca. 35.000,00 € Kosten an. Als großes Zusatzmodul zur CAFM-Software werden die Kosten für eine PM-Software auf 50.000,00 € geschätzt. Die geschätzte Gesamtsumme beträgt demnach 320.000,00 €. Als kontinuierliche Kosten sind für 2024 zusätzlich die marktüblichen Servicekosten von jährlich ca. 18% der Lizenzkosten also ca. 25.000,00 € zu berechnen.
In Summe wurden 319.300,00 € eingestellt, die sich auf folgende Produktkonten verteilen:
Personell wird das Projekt von vorhandenem Personal in FD 65, FD 40, Referat 17 und Dezernat 1 sowie 2 geleitet und umgesetzt. Fachdienst 65 geht zudem davon aus, dass das Betreiben einer CAFM-Software einen zentralen Fachadministrator benötigt. Wie dies personell abbildbar ist, wird im Rahmen des Projektes geprüft.